~/tinfox/voorwaarden

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden en betalingsvoorwaarden

Artikel 1 — Dienstverlener en toepassing

1. De dienstverlener is **H-ola BV**, ondernemings- en btw-nummer **BE 1003.762.235**, met maatschappelijke zetel te **Bredabaan 1004, 2930 Brasschaat, België**. Contractueel contactadres: **hello@h-ola.com**. Telefoon: **+32 478 66 43 19**. Hierna: “H-ola BV”.
2. Deze voorwaarden gelden voor offertes en overeenkomsten betreffende website- en webshopontwikkeling, softwareontwikkeling, SaaS, AI-oplossingen, hosting, domeinbeheer, onderhoud, managed services, ondersteuning en IT-consultancy, voor zover de betreffende dienst is overeengekomen.
3. H-ola BV contracteert onder deze voorwaarden uitsluitend met klanten die handelen voor hun beroeps- of bedrijfsactiviteit. Consumentenopdrachten vereisen een afzonderlijke overeenkomst.
4. De klant ontvangt deze voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst op een duurzame drager en aanvaardt ze samen met de offerte of bestelling. Een loutere verwijzing op een latere factuur vervangt die voorafgaande aanvaarding niet.
5. Bij tegenstrijdigheid gelden eerst de specifiek onderhandelde afspraken. De verwerkersovereenkomst heeft voorrang voor persoonsgegevens die H-ola BV namens de klant verwerkt. Daarna gelden de dienstverleningsovereenkomst, de aanvaarde offerte en deze algemene voorwaarden, in die volgorde. De privacyverklaring is een informatiedocument en wijzigt geen contractuele afspraken.
6. Afwijkende voorwaarden van de klant worden alleen onderdeel van de overeenkomst voor zover partijen dat uitdrukkelijk overeenkomen, met inachtneming van het toepasselijke recht inzake conflicterende algemene voorwaarden.

Artikel 2 — Offertes en totstandkoming

1. Een offerte vermeldt de diensten, prijs, looptijd en eventuele bijzondere voorwaarden. Ze blijft geldig gedurende de daarin vermelde termijn; zonder vermelding bedraagt deze termijn dertig kalenderdagen.
2. De overeenkomst ontstaat door schriftelijke of elektronische aanvaarding door een bevoegde vertegenwoordiger. Een wijziging aan de offerte vereist overeenstemming van beide partijen.
3. Alleen uitdrukkelijk inbegrepen prestaties behoren tot de opdracht. Licenties, hosting, inhoud, vertalingen, gegevensmigraties, onderhoud, opleiding en ondersteuning zijn slechts inbegrepen wanneer dat is vermeld.
4. H-ola BV bevestigt meerwerk en de gevolgen voor prijs en planning vooraf. Meerwerk wordt uitgevoerd na akkoord van de klant, behalve voor strikt noodzakelijke noodmaatregelen binnen een vooraf overeengekomen budget of bevoegdheid.

Artikel 3 — Uitvoering en medewerking

1. H-ola BV voert haar werkzaamheden zorgvuldig en professioneel uit. Concrete resultaten zijn alleen gegarandeerd wanneer ze uitdrukkelijk en meetbaar zijn overeengekomen. Dit doet geen afbreuk aan de verplichting om de overeengekomen functionaliteit te leveren.
2. De klant verstrekt tijdig juiste informatie, toegangen, beslissingen en materialen en wijst een contactpersoon aan. De klant beschikt over de nodige rechten op aangeleverde inhoud en gegevens.
3. Planningen zijn indicatief, tenzij een bindende datum is overeengekomen. Bij vertraging informeert H-ola BV de klant over de gevolgen en een aangepaste planning. Vertraging door ontbrekende medewerking verlengt de planning voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is.
4. H-ola BV mag gespecialiseerde derden inschakelen en blijft verantwoordelijk voor haar eigen contractuele prestaties. Bij persoonsgegevens gelden bovendien de afspraken over subverwerkers.
5. De klant beveiligt zijn eigen accounts en apparatuur, gebruikt sterke wachtwoorden en waar beschikbaar multifactorauthenticatie, en meldt vermoedelijk misbruik onmiddellijk.

Artikel 4 — Oplevering en aanvaarding

1. Voor projectwerk meldt H-ola BV schriftelijk wanneer een oplevering klaarstaat voor toetsing aan de overeengekomen specificaties.
2. De klant krijgt vijftien werkdagen om concrete afwijkingen te melden. H-ola BV herstelt toerekenbare afwijkingen binnen een redelijke termijn, waarna de betrokken onderdelen opnieuw kunnen worden getest.
3. Kleine gebreken die normaal gebruik niet verhinderen blokkeren de oplevering niet, maar blijven te herstellen. Nieuwe wensen zijn meerwerk.
4. Bij uitblijven van een reactie stuurt H-ola BV een herinnering met een aanvullende termijn van vijf werkdagen. Na deze termijn kan de oplevering als aanvaard gelden voor redelijkerwijs zichtbare afwijkingen, wanneer de herinnering dit gevolg duidelijk vermeldt. Rechten betreffende verborgen gebreken blijven behouden.
5. Ingebruikname kan aanvaarding aantonen voor de gebruikte onderdelen, behalve bij een afgesproken test, noodzaak tot bedrijfscontinuïteit of vooraf gemeld voorbehoud.

Artikel 5 — Prijzen en prijsherziening

1. Prijzen zijn in euro en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Facturatie gebeurt volgens de overeengekomen vaste prijs, het abonnement, werkelijk verbruik of goedgekeurde uren.
2. Externe kosten en verbruikstarieven worden vooraf omschreven, met de toepasselijke prijsgrondslag. H-ola BV mag niet onbeperkt of zonder overeengekomen grondslag externe prijsverhogingen doorrekenen.
3. De eerder besproken jaarlijkse koppeling aan de Belgische consumptieprijsindex is in dit concept **niet als automatisch werkend beding opgenomen**. Voor commerciële diensten moet de toelaatbaarheid daarvan worden beoordeeld in het licht van artikel 57 van de wet van 30 maart 1976.
4. Partijen kunnen vóór ondertekening een jaarlijkse prijsherziening overeenkomen die aansluit bij aantoonbare werkelijke kosten, met objectieve parameters, passende gewichten, basiswaarden en een herzieningsdatum. Waar artikel 57 geldt, blijft minstens twintig procent van de prijs vast en kan maximaal tachtig procent worden herzien. De formule werkt zowel bij kostenstijging als kostendaling.
5. Zolang die bijlage niet is ingevuld en aanvaard, bestaat op basis van dit artikel geen automatische jaarlijkse indexering. Een prijswijziging vereist dan wederzijds akkoord of een andere geldige wettelijke of contractuele grondslag.

Artikel 6 — Facturatie, betaling en SEPA

1. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen zijn facturen betaalbaar op de factuurdatum. Periodieke diensten worden vooraf gefactureerd volgens de gekozen maand- of jaarcyclus. Projectfacturatie volgt de overeengekomen mijlpalen.
2. De overeengekomen standaardbetaalmethode is SEPA-domiciliëring via Stripe op basis van een geldig mandaat. H-ola BV initieert de inning op de factuurdatum, rekening houdend met de overeengekomen voorafgaande kennisgeving en technische verwerkingstermijnen. De daadwerkelijke debitering kan later plaatsvinden.
3. Een factuurdatum maakt de SEPA-kennisgeving niet overbodig. Bij een vereiste latere inningsdatum wordt de betaling niet uitsluitend door die verwerkingstermijn als laattijdig beschouwd.
4. Het mandaat en de kennisgeving vermelden de toepasselijke schuldeisersidentificatie, mandaatreferentie, bedrag en geplande debiteringsdatum. Zonder afwijkende geldige afspraak bedraagt de kennisgevingstermijn veertien kalenderdagen. Een verkorte termijn vereist afzonderlijke uitdrukkelijke aanvaarding en naleving van de toegepaste betaalprocedure.
5. Bij een mislukte of teruggedraaide inning informeert H-ola BV de klant en biedt zij gelegenheid tot betaling of een nieuwe inning. Alleen aantoonbare, redelijke en wettelijk toegelaten externe kosten die aan de klant toerekenbaar zijn, kunnen worden aangerekend, zonder dubbele vergoeding.
6. Intrekking van een mandaat beëindigt de dienstverleningsovereenkomst niet. Verschuldigde bedragen blijven op een andere overeengekomen wijze betaalbaar. Een terugbetaling via de bank beslist op zichzelf niet over de onderliggende factuurbetwisting.
7. De klant meldt een factuurbetwisting zo snel mogelijk, bij voorkeur binnen veertien kalenderdagen, met concrete redenen. Deze termijn doet wettelijke verweermiddelen niet automatisch vervallen. Onbetwiste bedragen blijven betaalbaar.
8. Bij toerekenbare betalingsachterstand kan H-ola BV aanspraak maken op de wettelijke rente voor handelstransacties overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002, een forfaitaire invorderingsvergoeding van veertig euro en, waar wettelijk toegestaan, redelijke aantoonbare invorderingskosten boven dat bedrag, zonder dubbele vergoeding.
9. Voor een opschorting wegens wanbetaling stuurt H-ola BV een schriftelijke aanmaning met minstens veertien kalenderdagen om de tekortkoming te herstellen. Een opschorting is evenredig, wordt vooraf aangekondigd en tast gegevens niet onnodig aan. Bij een ernstige onmiddellijke beveiligingsdreiging kan een noodzakelijke beschermingsmaatregel eerder worden genomen.

Artikel 7 — Duur, verlenging en opzegging

1. De offerte vermeldt of het gaat om een project, een doorlopend maandcontract of een jaarcontract. Maandelijks betalen maakt een jaarcontract niet maandelijks opzegbaar.
2. Een doorlopend maandcontract heeft een minimumduur van drie maanden vanaf de overeengekomen startdatum. Het kan vanaf de start worden opgezegd met een opzegtermijn van drie maanden, die begint op de eerste dag van de maand na ontvangst van de opzegging. De overeenkomst eindigt ten vroegste na de minimumduur en de volledige opzegtermijn.
3. Voorbeeld: een opzegging ontvangen op 15 juni doet de opzegtermijn lopen van 1 juli tot en met 30 september, voor zover de minimumduur dan verstreken is.
4. Een jaarcontract loopt twaalf maanden vanaf de overeengekomen startdatum en wordt telkens stilzwijgend met twaalf maanden verlengd, tenzij de opzegging minstens drie maanden vóór de vervaldag is ontvangen.
5. Opzeggen kan per e-mail aan het contractuele contactadres of per aangetekende brief aan de maatschappelijke zetel. H-ola BV bevestigt de ontvangst. Uitblijven van een bevestiging maakt een aantoonbaar ontvangen opzegging niet ongeldig.
6. Dezelfde gewone opzegtermijnen gelden voor H-ola BV. Tijdens een vaste looptijd kan zij niet zonder overeengekomen of wettelijke grond voortijdig beëindigen.
7. Gewone opzegging doet de normale vergoedingen lopen tot de einddatum. Er wordt geen afzonderlijke opzeggingsboete aangerekend, tenzij partijen een specifieke, evenredige regeling overeenkomen.
8. Partijen kunnen de overeenkomst beëindigen bij een voldoende ernstige tekortkoming die na een schriftelijke ingebrekestelling en redelijke hersteltermijn van minstens veertien kalenderdagen niet is hersteld, behoudens gevallen waarin onmiddellijk optreden wettelijk gerechtvaardigd is.

Artikel 8 — Hosting, onderhoud en ondersteuning

1. Hostingcapaciteit, inbegrepen onderhoud, back-ups, bewaartermijnen, hersteldoelen, supporturen en responstijden worden in de offerte of een SLA vastgelegd. Zonder concrete SLA wordt geen specifiek beschikbaarheidspercentage of permanentie gegarandeerd.
2. H-ola BV kondigt gepland onderhoud waar redelijk mogelijk vooraf aan. Spoedonderhoud kan onmiddellijk plaatsvinden wanneer dat nodig is voor beveiliging of continuïteit.
3. Als H-ola BV back-ups beheert, vermeldt de overeenkomst minstens frequentie, retentie, opslaglocatie en herstelprocedure. Verantwoordelijkheden van de klant vervangen geen uitdrukkelijk door H-ola BV aanvaarde back-upverplichtingen.
4. De klant gebruikt de diensten rechtmatig en onthoudt zich van malware, ongeoorloofde toegang, spam en onrechtmatige inhoud. Maatregelen bij misbruik zijn gericht op het betrokken risico en worden waar mogelijk vooraf toegelicht.
5. Externe diensten kunnen eigen voorwaarden en beperkingen hebben. H-ola BV identificeert essentiële afhankelijkheden vooraf en kan haar eigen verantwoordelijkheid niet volledig afwentelen op een leverancier.

Artikel 9 — AI en geautomatiseerde uitvoer

1. Bij AI-diensten beschrijft de opdracht het doel, de gebruikte gegevens, noodzakelijke menselijke controle en bekende beperkingen. AI-uitvoer kan onjuist of onvolledig zijn.
2. De klant controleert uitvoer vóór gebruik in beslissingen of publicaties waarvoor inhoudelijke beoordeling nodig is. H-ola BV blijft verantwoordelijk voor haar overeengekomen implementatie- en informatieverplichtingen.
3. Vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens worden alleen naar een externe AI-dienst verzonden binnen de afgesproken verwerking, met passende contractuele en beveiligingswaarborgen.
4. H-ola BV gebruikt klantgegevens niet voor eigen modeltraining of training door derden zonder voorafgaande specifieke afspraak en, waar nodig, een geldige rechtsgrond. De overeenkomst regelt instellingen en doorgiften per gebruikte leverancier.

Artikel 10 — Intellectuele eigendom en gegevens

1. Iedere partij behoudt haar bestaande intellectuele eigendom. Klantgegevens en aangeleverde materialen blijven onder de rechten van de klant of de betrokken rechthebbende.
2. De offerte bepaalt of voor specifiek maatwerk een licentie of overdracht geldt. Zonder afzonderlijke overdrachtsafspraak krijgt de klant na volledige betaling een niet-exclusief gebruiksrecht op het betaalde maatwerk voor het overeengekomen bedrijfsdoel. Bij een eenmalig betaald project is dat recht van onbepaalde duur; SaaS-toegang geldt gedurende het abonnement.
3. Overdracht van auteursrechten gebeurt schriftelijk en omschrijft de betrokken werken, exploitatiewijzen, omvang, duur, grondgebied en vergoeding. Een overdracht omvat niet automatisch bestaande componenten, generieke hulpmiddelen of onderdelen van derden.
4. Broncode, repositorytoegang, documentatie en overdraagbare configuratie zijn inbegrepen wanneer dat uitdrukkelijk is afgesproken. Bij maatwerk wordt vóór bestelling vastgelegd wat bij oplevering en beëindiging beschikbaar komt.
5. Voor opensource- en externe componenten gelden de betreffende licenties. H-ola BV informeert de klant over verplichtingen die het beoogde gebruik wezenlijk beïnvloeden.
6. H-ola BV mag de naam, het logo of de opdracht van de klant alleen als referentie publiceren na toestemming.

Artikel 11 — Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

1. Partijen beschermen vertrouwelijke informatie, beperken toegang tot personen die deze nodig hebben en gebruiken de informatie uitsluitend voor uitvoering van de overeenkomst.
2. Deze plicht geldt niet voor informatie die rechtmatig openbaar is, onafhankelijk is ontwikkeld of rechtmatig van een derde is verkregen. Verplichte bekendmaking blijft mogelijk, met voorafgaande kennisgeving waar toegestaan.
3. De vertrouwelijkheid geldt gedurende de overeenkomst en vijf jaar daarna; voor bedrijfsgeheimen en persoonsgegevens zolang de aard van de informatie of de wet dat vereist.
4. Wanneer H-ola BV namens de klant persoonsgegevens verwerkt, geldt deel 4. Voor eigen verwerkingen verstrekt H-ola BV de informatie in deel 5.

Artikel 12 — Aansprakelijkheid

1. Iedere partij is aansprakelijk voor toerekenbare niet-nakoming volgens het toepasselijke recht. Waar herstel mogelijk is, krijgt de tekortschietende partij eerst een redelijke gelegenheid tot herstel, behoudens dringende gevallen.
2. Voor zover wettelijk toegestaan is de totale aansprakelijkheid van H-ola BV per contractjaar beperkt tot de vergoedingen exclusief btw die voor de betrokken opdracht of dienst in dat contractjaar betaald of verschuldigd zijn. Voor een eenmalig project geldt de totale overeengekomen projectvergoeding. Samenhangende feiten gelden als één schadegeval.
3. Voor zover wettelijk toegestaan is vergoeding uitgesloten van indirecte gevolgschade zoals gederfde winst of gemiste besparingen. Redelijke directe herstelkosten, waaronder herstel van gegevens bij een toerekenbare schending van een afgesproken beveiligings- of back-upplicht, worden hierdoor niet automatisch uitgesloten.
4. De beperkingen gelden niet bij opzet of zware fout van H-ola BV of haar hulppersonen, aantasting van leven of lichamelijke integriteit, of wanneer een beperking wettelijk verboden is of de overeenkomst van haar wezenlijke inhoud zou ontdoen.
5. Deze overeenkomst beperkt geen wettelijke rechten van betrokkenen onder de AVG. Onderlinge aansprakelijkheidsafspraken doen geen afbreuk aan dwingende verplichtingen tegenover hen of toezichthouders.

Artikel 13 — Overmacht

1. Een gebeurtenis geldt slechts als overmacht voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Een storing bij een leverancier, cyberincident of personeelstekort is niet automatisch overmacht.
2. De getroffen partij meldt de gebeurtenis, beperkt de gevolgen en hervat de uitvoering zodra dat kan. Als uitvoering meer dan zestig kalenderdagen onmogelijk blijft, kan iedere partij het getroffen gedeelte beëindigen zonder vergoeding voor niet-geleverde toekomstige prestaties.
3. Reeds correct geleverde prestaties blijven betaalbaar. Vooruitbetalingen voor definitief niet-geleverde prestaties worden naar verhouding terugbetaald.

Artikel 14 — Einde en overdracht

1. Partijen stemmen vóór de einddatum een export- en overdrachtsplan af. H-ola BV verstrekt klantgegevens in een gangbaar, technisch beschikbaar formaat en draagt overdraagbare klanttoegangen en domeinen over volgens de gemaakte afspraken.
2. Zonder specifiek overeengekomen migratieperiode blijft een export gedurende dertig kalenderdagen na het einde beschikbaar via een afgesproken beveiligde route. De klant vraagt de export tijdig aan. Voor zover verplichte regels over cloud- of datadienstoverstap ruimere rechten geven, hebben die voorrang.
3. Aanvullende migratiebegeleiding is alleen betalend op basis van een vooraf aanvaarde offerte. Wettelijk verplichte kosteloze ondersteuning blijft kosteloos.
4. H-ola BV gebruikt persoonsgegevens niet als drukmiddel voor betaling en blokkeert wettelijk verplichte teruggave of overdracht niet wegens een betalingsgeschil. Verwijdering en back-upuitfasering verlopen volgens de verwerkersovereenkomst en de bevestigde dienstspecificatie.

Artikel 15 — Wijzigingen, recht en geschillen

1. Een nieuwe versie van deze voorwaarden wijzigt een bestaande overeenkomst niet automatisch. Wijzigingen gelden na aanvaarding of op basis van een vooraf overeengekomen, objectief afgebakende en rechtsgeldige wijzigingsregeling.
2. Ongeldigheid van een bepaling tast de overige bepalingen niet aan voor zover de overeenkomst kan voortbestaan. Partijen zoeken een geldige vervangende afspraak zonder het oorspronkelijke evenwicht eenzijdig te verschuiven.
3. Belgisch recht is van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen. Daarna zijn de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd, onverminderd dwingende bevoegdheidsregels.